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Plan de actuación

El Plan de Actuación de la Fundación Vodafone España da continuidad a sus objetivos fundacionales centrados en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en beneficio de los colectivos más vulnerables.

Plan de Actuación para el ejercicio 2015/2016.

Plan de Actuación para el ejercicio 2014/2015.

Las actividades anuales de la Fundación Vodafone España se desarrollan durante su ejercicio fiscal. Este se inicia el día 1 de abril de cada año y finaliza el 31 de marzo del año siguiente.

Publicamos y registramos en el protectorado nuestro plan de actuación antes del comienzo de cada año. Normalmente en los primeros días de marzo.

Metodología:

1. Objeto

El presente procedimiento tiene por objeto definir los criterios de actuación y funcionamiento del Comité de Operaciones de la Fundación Vodafone España (en adelante la “Fundación”).

2. Composición

El Comité de Operaciones de la Fundación estará compuesto por:

  • Director General que presidirá el Comité
  • Directora de la Unidad de Proyectos Sociales
  • Directora de la Unidad de Innovación
  • Responsable de Comunicación
  • Responsable de Administración

3. Definición y funcionamiento

3.1 Definición

El Comité de Operaciones es el órgano encargado de decidir sobre el inicio de los proyectos propios y las solicitudes de proyectos y actividades recibidas, una solicitud es una comunicación que pide recursos a la Fundación. Toda solicitud será valorada y contestada, el Comité de Operaciones es responsable de controlar este proceso.

También revisará la ejecución del presupuesto mediante informes de cierre mensuales y previsiones presupuestarias.

3.2 Funcionamiento

La frecuencia de reunión del Comité de Operaciones será semanal, el director podrá convocarla con mayor o menor frecuencia en función de las circunstancias.

3.2.1. Recepción de la solicitud

Identificación de la solicitud: entrada (fecha, medio y destinatario), institución solicitante y descripción del proyecto. El director asignará un responsable a cada solicitud que agrupará la información que considere más relevante para la toma de decisión sobre la misma.

3.2.2. Resolución de la solicitud

Valoración y debate de la solicitud hasta su resolución, los criterios utilizados por el Comité son:

  1. Grado de alineación con la misión de la Fundación y el Plan de Actuación del año en curso.
  2.  Eficiencia en el uso de los recursos, sobre la base de un presupuesto que puede ser solo estimativo. Y en particular número de beneficiarios
  3. Garantía o expectativa de visibilidad pública o institucional del proyecto.
  4. Garantía o expectativa de visibilidad por parte de la plantilla de Vodafone España, S.A.U.
  5. Idoneidad de las organizaciones colaboradoras. Elegibilidad de éstas según las políticas del Grupo Vodafone, capacidad de desarrollar el proyecto y de dar visibilidad al mismo.

Cada solicitud recibida será estudiada. La exposición de la solicitud corresponderá al receptor de la misma, explicará los puntos más importantes del proyecto y propondrá la resolución más conveniente.

A todos los solicitantes se les informará de la aprobación o denegación de sus solicitudes, utilizando preferentemente el mismo medio por el que se realizó. En caso de haber sido dirigida a una persona determinada, por esta misma persona.

En caso de que en la recopilación para la toma de decisión el solicitante desistiese o mostrase cambio de interés, el responsable de la solicitud propondrá su paso a cancelada, finalizando la tramitación de la solicitud.

El responsable de la solicitud valorará la necesidad de información en función de sus circunstancias. No será necesaria información adicional y se denegarán las solicitudes que:

  • No sean compatibles con las políticas de donaciones.
  • No estén relacionadas con la misión o el Plan de Actuación
  • Sean solicitudes individuales de personas físicas.

Sobre cada una de las solicitudes el Comité decidirá, a la vista de la información presentada por el responsable del proyecto y de la valoración en su área de competencia de cada unos de los miembros del Comité, si la solicitud es:

  • Aprobada
  • Denegada
  • Pendiente, por requerir información.
  • Cancelada

Una solicitud aprobada provoca la apertura de un proyecto y la asignación de un responsable, consta por tanto de un presupuesto preliminar, unos objetivos, unos plazos de ejecución y la identificación de la o las entidades participantes. El responsable definirá todos los datos necesarios de forma detallada antes de iniciar el proyecto, pudiendo devolver la solicitud del mismo al Comité de Operaciones en caso de necesitar una modificación significativa del mismo o en caso de proponer la no ejecución después de haber sido aprobado.

3.2.3. Actas

Se levantará acta de cada Comité. El acta estará compuesta por varios documentos:

  1. Una breve nota con la lista de asistentes, la lista de proyectos aprobados. Así como, en su caso, otras informaciones especialmente relevantes no incluidas en los apartados correspondientes. Los anexos incluidos serán debidamente identificados.
  2. Un fichero con la información del estado en el que quedan todas las solicitudes a la finalización del comité, sea cual sea su estado.
  3. Una copia de la información de seguimiento presupuestario utilizada en la reunión.

 

4. Registro

Se llevará registro de todas las solicitudes recibidas, con detalle de su situación y resolución. Todas las decisiones, finales o parciales, sobre cada solicitud se consignará en el Registro de Solicitudes, ubicado en el directorio de Registros y Procedimientos de la Fundación.